Informacja RODO

Sklep.lupol.pl · wersja z 9 września 2026 r.

Informacja na podstawie art. 13 i 14 RODO dla osób składających zapytania, klientów wskazanych w ofertach oraz użytkowników i przedstawicieli organizacji korzystających ze sklep.lupol.pl.

1. Administrator

Administratorem danych jest LUPOL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ EXPORT-IMPORT, ul. Stefana Żeromskiego 64, 98-100 Łask, Polska; KRS 0000167553, NIP 8310004769, REGON 005268204. Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected], tel. 43 675 32 61 lub listownie na adres siedziby.

2. Jakie dane i skąd otrzymujemy

Dane otrzymujemy od Ciebie albo od osoby działającej w Twoim imieniu, uprawnionego użytkownika Twojej organizacji lub pracownika LUPOL. Obejmują imię i nazwisko, służbowe lub wskazane dane kontaktowe, firmę, NIP, adres, przypisanie i uprawnienia w organizacji oraz informacje o konfiguracji, cenie, pozycjach i obsłudze oferty. Przy koncie przetwarzamy także dane logowania, status i zdarzenia bezpieczeństwa, a przy zgłoszeniu błędu — treść i autora zgłoszenia. Powstają też zapisy techniczne wyceny i transmisji oferty. O źródło konkretnych danych możesz zapytać administratora.

3. Cele, podstawy i dobrowolność

Obsługujemy zapytanie i podejmujemy działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli reprezentujesz organizację albo dane przekazał jej przedstawiciel, podstawą kontaktu i współpracy jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Na tej samej podstawie chronimy konta, diagnozujemy błędy, obsługujemy zgłoszenia i ustalamy, dochodzimy lub bronimy roszczeń — są to prawnie uzasadnione interesy LUPOL.

W zakresie obowiązków prawnych stosujemy art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Opcjonalna statystyka źródeł odwiedzin wymaga odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Złożenie oferty nie oznacza zgody na marketing ani statystykę.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane kontaktowe i pola wymagane w formularzu są potrzebne do obsługi zapytania lub konta. Bez nich realizacja danej funkcji może być niemożliwa. Nie przekazuj danych innych osób ani informacji w komentarzu ponad zakres potrzebny do sprawy.

4. Odbiorcy

Dostęp mają upoważnione osoby w LUPOL oraz dostawcy usług potrzebnych do obsługi sklepu: hostingu, baz danych, poczty, infrastruktury sieciowej, utrzymania i pomocy technicznej. W razie potrzeby dane mogą otrzymać doradcy prawni, podmioty obsługujące rozliczenia oraz organy uprawnione na podstawie przepisów. Podmioty przetwarzające działają na podstawie odpowiednich umów; podmioty realizujące własne obowiązki prawne mogą być odrębnymi administratorami.

Kalkulacja i przekazanie oferty korzystają z API WH Okna dostarczanego przez Winkhaus Polska sp. z o.o. Do wyceny przekazywane są parametry konstrukcji, a przy wysyłce także dane kontaktowe klienta lub użytkownika i jego organizacji, pozycje oferty oraz komentarz. Jest to obsługa wyceny i zapytania dla LUPOL, a nie zapis do marketingu dostawcy.

Pliki produktów i logotypy są obsługiwane przez Cloudflare R2 i sieć CDN. Przy pobieraniu zasobów dostawca infrastruktury może przetwarzać dane techniczne połączenia. Pliki katalogowe i logotypy przeznaczone do publikacji są dostępne publicznie; nie należy umieszczać w nich danych poufnych.

Oferty przypisane do organizacji mogą być dostępne jej użytkownikom z uprawnieniem podglądu ofert organizacji. Administratorzy LUPOL mają dostęp w zakresie obsługi i utrzymania sklepu. Eksporty PDF i pliki diagnostyczne mogą zawierać dane osobowe; dalsze udostępnianie należy ograniczyć do osób potrzebujących ich do obsługi sprawy.

5. Okresy i kryteria przechowywania

• Zapytania, oferty i korespondencja: przez czas ich obsługi i rozmów handlowych; później tylko w zakresie potrzebnym do udokumentowania ustaleń, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń. Kryteriami są zakończenie sprawy, rodzaj relacji, właściwy termin przedawnienia i toczące się postępowania. Samo złożenie zapytania nie powoduje obowiązku przechowywania go jak faktury.
• Konto i uprawnienia: przez okres korzystania z konta i trwania współpracy; po zamknięciu jedynie dane potrzebne do udokumentowania działań oraz obowiązków i roszczeń. Usunięcie konta nie musi oznaczać usunięcia dokumentacji wcześniej obsłużonych ofert.
• Zgłoszenia i diagnostyka: przez okres potrzebny do wyjaśnienia problemu, weryfikacji poprawki i ochrony przed nadużyciami. Kryteriami są rodzaj i powtarzalność awarii, jej skutki, status wyjaśnienia oraz potrzeba zachowania dowodu w konkretnej sprawie. Dane niewymagane do tych celów podlegają usunięciu lub anonimizacji; sama przydatność techniczna nie uzasadnia bezterminowego przechowywania.
• Statystyka źródeł odwiedzin: dane związane z identyfikatorem są przetwarzane na podstawie zgody, do jej wycofania lub ustania celu pomiaru. Dane po nieodwracalnym zagregowaniu nie identyfikują użytkownika. Wyłączenie statystyki usuwa identyfikator z przeglądarki i zatrzymuje pomiar; w sprawie wcześniej zapisanych danych można skontaktować się z LUPOL.
• Sesje, tokeny i cache: sesja ma 30-dniową ważność odnawianą podczas korzystania, link resetu hasła jest ważny godzinę, a zaproszenie do ustawienia hasła 24 godziny. Wygaśnięcie ważności tokenu nie oznacza usunięcia dokumentacji obsługi konta. Cache wycen i potwierdzeń wysyłki ma zasadniczo ważność do 24 godzin; błędne wyceny są buforowane przez 60 sekund.
• Dokumentacja po zawarciu umowy: jeżeli powstaje obowiązek podatkowy, rachunkowy lub inny ustawowy, obowiązuje termin wynikający z właściwych przepisów. Kopie bezpieczeństwa nie służą bieżącej obsłudze ani ponownemu wykorzystaniu danych, których cel ustał; są zastępowane w cyklu kopii właściwym dla danej usługi.

6. Transfer poza EOG

Usługi Cloudflare mają charakter globalny, dlatego dane techniczne mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dla takich transferów dostawca przewiduje mechanizmy wskazane w swoim aneksie dotyczącym przetwarzania danych, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej i dodatkowe zabezpieczenia, a w odpowiednich przypadkach decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. Informację o odbiorcach, miejscu przetwarzania i zabezpieczeniach mających zastosowanie do Twoich danych oraz kopię właściwych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z LUPOL. Transfer nie opiera się na samym kliknięciu przycisku wysyłki oferty.

7. Prawa i skarga

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Usunięcie może nie obejmować danych, które nadal musimy przetwarzać z powodu obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.

Możesz wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zaprzestaniemy go, chyba że wykażemy ważne, nadrzędne podstawy albo potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy.

Zgodę na opcjonalną statystykę można wycofać w dowolnej chwili przez „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania. Żądania dotyczące danych kieruj na [email protected]. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; przy uzasadnionym przedłużeniu o maksymalnie dwa kolejne miesiące poinformujemy o tym i o przyczynie w pierwszym miesiącu.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o złożeniu skargi i aktualne dane kontaktowe urzędu znajdują się na uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt z LUPOL nie jest warunkiem wniesienia skargi.

8. Automatyczne obliczenia

Konfigurator wylicza cenę i parametry produktu według konfiguracji, cennika i warunków handlowych organizacji. Sama kalkulacja i wysyłka zapytania nie stanowią decyzji o skutkach wskazanych w art. 22 RODO ani automatycznego zakupu. LUPOL nie stosuje w tej obsłudze profilowania zachowań do podejmowania takich decyzji. Możesz skontaktować się z nami w sprawie wyjaśnienia wyceny.